Ge kunderna större inflytande med en programvara för klientportal

Klientportalen är navet i kundens hela serviceupplevelse. Det är ett stort beslut att välja bland alla progamvarualternativ för att driva portalen.

Vi hjälper er genom att ge grundläggande information om supportportaler: Vad de är, deras främsta fördelar och viktiga funktioner. Sedan ger vi en översikt över de tio bästa alternativen för programvara för kundportal.

Slutligen går vi igenom vad du måste tänka på för att välja den bästa programvaran för portalen för just er organisation.

Du kan navigera genom att klicka i innehållsförteckningen nedan:

• Vad är en klientportal?
• Vilka fördelar finns det med programvara för klientportaler?
• Vad måste en kundportal innehålla?
• Hur bygger man en kundportal?
• De 15 bästa programvarulösningarna för klientportaler
• Översikt över de 15 bästa programvarulösningarna för kundportaler
• Hur väljer jag rätt supportportal till företaget?
• Prova programvara för klientportal utan kostnad

En klientportal är en säker digital gateway till en organisations nätverk, communityforum, kundinformation, kunskapsdatabas och/eller annan information. Organisationer använder ofta klientportaler som en central plats för att dela information med kunderna. Dessa portaler går vanligen att nå med webbläsare eller mobilappar. Klientportaler, även kallade kundportaler, använder programvara för klientportaler som ger kunderna möjlighet att logga in säkert och få åtkomst till information, filer och tjänster online.

Varför behöver ni en kundportal?

I internets barndom var e-post det huvudsakliga kommunikationssättet mellan företag och kunder. Även om detta är ett effektivt verktyg för att nå ut ger det inte kunderna enkel tillgång till de saker de behöver, till exempel statusuppdateringar för öppna kundtjänstärenden eller kontoinformation. Om kunder vill ha sådan information måste de kontakta företaget vilket leder till att kontoansvariga och kundtjänstmedarbetare får mindre tid att göra annat arbete.

Många företag använder numera en kundportallösning vilket ger kunderna nya möjligheter. Med en kundportal kan kunder logga in när som helst och få åtkomst till sådant de behöver utan att kontakta företaget direkt.

Hur använder man en klientportal?

Hur ni ska använda er klientportal beror helt och hållet på er verksamhet och era kunders behov. Det finns ingen universallösning när det gäller hur klientportalen ska utformas – ni bestämmer själva hur ni vill att era kunder ska använda och interagera med den. Det finns dock ett antal vanliga sätt att använda klientportalen för att få ut mesta möjliga av den oberoende av verksamhet och bransch.

Skapa en karta över informationen som ska finnas med

Ta fram en plan över vilken information som ska finnas tillgänglig i kundportalen och en grundläggande layout för hur informationen ska visas. Bestäm också vad ni ska göra med äldre information som kunderna kanske inte längre behöver åtkomst till.

Integrera den med era andra affärsprogram

För att klientportalsystemet ska bli så effektivt som möjligt är det viktigt att koppla det till era andra affärsprogram. På så sätt kan ni ladda upp, dela och lagra viktiga data på olika plattformar så att informationen som kunderna ser alltid är aktuell och korrekt.

Bädda in den på företagets webbplats

Klientportalen måste vara enkel att hitta så att kunderna faktiskt använder den. Bädda in den på företagets webbplats där den är lätt att hitta för kunderna. Bevilja rätt åtkomstbehörigheter så att alla som loggar in bara har åtkomst till den information som är relevant för deras konto.

Se till att den matchar er varumärkesprofil

Kundportalen behöver stämma överens med er företagsimage. Matchande färger och en logotyp gör det tydligt för kunderna att portalen tillhör ert företag. Det understryker också att klientportalen bara är en del av den större kundupplevelsen.

Att erbjuda en kundportal har många fördelar jämfört med andra lösningar, som till exempel e-post. Här är fyra av de viktigaste fördelarna med programvara för klientportaler:

Information på beställning

Kunderna förväntar sig service snabbt. Särskilt om de har problem med er produkt eller tjänst. En välfungerande kundportal tvingar dem inte att vänta på att en medarbetare blir ledig. Du kan i stället erbjuda dem information på beställning där de hittar vad behöver när de behöver det. Förutom att göra kunderna nöjda minskar information på beställning även antalet tidskrävande förfrågningar som medarbetarna får från kunder om att skicka en faktura på nytt eller att uppdatera ett ärende.

Mindre belastning på företaget

Även om kundförfrågningar ofta leder till en kontaktmöjlighet är det både orealistiskt och ineffektiv att avdela en medarbetare till varenda kundfråga. Det är orättvist mot medarbetarna och ohållbart om du försöker upprätthålla en hög kundtillfredsställelse. En kundportal minskar avsevärt risken att medarbetarna blir överbelastade.

Effektiva portaler förebygger att ett stort antal kunder kontaktar företaget direkt för enkla saker såsom att bara uppdatera ett kundtjänstärende.

Säkerhet

De flesta inser inte hur enkelt det är för brottslingar att äventyra e-postkommunikation. Och om det händer, oavsett om det är ditt fel eller inte, kommer dina kunder inte att bli nöjda. Säkerhetsfunktioner som till exempel kryptering gör det möjligt för kunder att säkert ladda upp och få åtkomst till känslig infornation.

Större flexibilitet

De bästa klientportalerna är en ingång till hela supportupplevelsen och gör den mycket flexiblare än e-post eller alla andra kommunikationssätt. En kundportal ger mycket mindre begränsning för hur stora och vilken typ av filer som går att ladda upp. Det går även att centralisera andra kundinteraktioner såsom ärendespårning, fakturering, meddelanden med mera.

Det finns flera funktioner som du hittar i nästan alla moderna kundportaler. För att hjälpa dig att jämföra kundportaler kommer här fem vanliga funktioner som du bör leta efter och utvärdera.

1. Anpassning av varumärke
   
   Alla vars arbete är att locka och behålla kunder vet hur viktig en sammanhängande kundupplevelse är. Med en anpassningsbar portalprogramvara kan du erbjuda alternativ för självbetjäning utan att presentera ett inkonsekvent varumärke eller styra dina kunder till en okänd webbadress. Programvaran för klientportalen måste åtminstone göra det möjligt att mappa portalen till er domän och styra utformningen av själva portalen.
2. Säker filhantering
   
   Cybersäkerhet har varit viktig ända sedan internets gryning. I dag är det av högsta betydelse för både konsumenter och företag. Oavsett om du driver B2B- eller ett B2C-företag (eller båda) kan du inte tillåta att era kunduppgifter äventyras. Genom att använda programvara för kundportalen kan du lägga till ytterligare ett säkerhetslager, men du måste fortfarande se till att lösningen har tillräckliga säkerhetsåtgärder på plats.
3. Fakturering
   
   Den bästa programvaran för klientportaler har funktioner som gör det möjligt att ladda upp fakturor så att era kunder kan betala och se sina fakturor. Kunderna slipper även att leta efter fakturor i en överfull inkorg. De får i stället enkel åtkomst till betalningsinformation och annat de behöver på er kundportal.
4. Självbetjäningsalternativ
   
   Kundportalprogramvara är per definition ett självbetjäningsalternativ. De olika självbetjäningstyperna kan dock ha avsevärda skillnader. Om ni är ute efter en portal till ert kundsupportteam behöver ni troligen självbetjäningsalternativ, som möjlighet att se ärendehistorik, skapa nya ärenden, spåra bidrag i communityforum och söka efter artiklar i kunskapsdatabasen.
5. Samarbetsverktyg
   
   Bara för att en klientportalen erbjuder kunderna möjlighet till självbetjäning innebär det inte att dina medarbetare inte fortsätter att vara mycket involverade. För att se till att kundernas förfrågningar besvaras snabbt och fullständigt behöver supportmedarbetare ha insyn i förfrågningar och möjlighet att dela uppdateringar eller begära hjälp från andra teammedlemmar. Det här gäller i högsta grad om ni betjänar stora organisationer där kunden är fler än en person.

För att bygga en kundportal krävs rätt programvara. Många plattformar för kundserviceprogram innehåller funktioner för att skapa en kundportal, och alla har sina egna processer för att skapa en portal som går att anpassa till det aktuella varumärket.

Det första steget är att anpassa er portal med företagets logotyp och varumärkesprofil. Här beskriver vi hur ni konfigurerar och anpassar er portal oavsett vilken programvara ni väljer. Men håll det enkelt – undvik att göra kunderna överväldigade genom att överlasta kundportalen med bilder och varumärkesmaterial. Framför allt ska det vara enkelt att söka och hitta i klientportalen.

När ni väl har anpassat er klientportal och aktiverat alternativ för att skicka in ärenden och chatta är det sista steget att integrera portalen med er webbplats så att den blir enkel att hitta för kunderna. Detta kan ni göra genom att placera en länk eller infoga en widget på er webbplats som leder kunderna direkt till portalen.

1. Zendesk

Zendesks onlineportal för kundförfrågningar hjälper kunder att hålla reda på sina viktigaste aktiviteter. Kunderna kan kontrollera status för sina supportförfrågningar, läsa uppdateringar av kunskapsdatabasen och bidrag i webbgrupper och spåra innehåll de följer, allt på en plats. I en dedikerad kundportal hittar kunderna exakt vad de söker.

De kan även skapa nya förfrågningar i Zendesks kundportal. Det går att välja vilka fält kunden måste fylla i för att ge supportmedarbetare sammanhanget de behöver när de löser ett problem.

En plats för allt

En välutformad portal i hjälpcentralen är kundens hem för information om sina supportärenden. Kunder kan söka bland tidigare interaktioner eller ärenden där de är inkopierade för att hitta svar på frågor de redan har ställt och spara tid samt bespara teamet upprepade frågor.

Er kundportal, ert varumärke

Varumärkesanpassade supportportaler bekräftar för kunden att den har hamnat rätt. Zendesks användarportal stöder logotyper och anpassade teman som motsvarar ert varumärke. Ni kan skapa en osynlig övergång från er webbplats till <a href=

"https://www.zendesk.com/service/help-center/">hjälpcentret genom att använda er egen domän och konfigurera enkel inloggning.

Zendesk för företag och privatpersoner

Många företag, särskilt inom B2B, bygger på hantering av långsiktiga relationer med sina kunder. När relationerna utvecklas växer kundkontona, inte bara i värde utan även i antal. Zendesks klientportal stöder delade organisationer så att medlemmar ser varandras förfrågningar och ökar insynen när kunden är fler än en person. Detta möjliggör förenklade arbetsflöden för supportmedarbetare och bättre service för de största kunderna.

Funktioner i Zendesks kundportal

• Anpassat varumärke
• Filhantering
• Samarbetsverktyg
• Fakturering
• Självbetjäningsalternativ
• Kunskapsdatabas
• Ärendehantering
• Webbforum

2. Huddle

Bildens upphovsperson

Huddle är en programvara för kundportaler helt inriktat på komplicerade kundinteraktioner där säkerhet är en prioritet. Det är samlat runt konceptet Workspaces (Arbetsytor) där du organiserar personer, filer, uppgiter och konversationer associerade med ett projekt. Det här gör det möjligt att använda Huddle både som en klientportal och ett uppgiftshanteringsverktyg.

Eftersom det är mer utformat som ett dokument- och uppgiftshanteringsverktyg passar det inte så bra för kundserviceteam med stora ärendevolymer. Huddles webbplats innehåller inga priser men det går att begära en offert för någon av de tre planerna.

Funktioner

• Anpassat varumärke
• Filhantering
• Samarbete kring dokument online
• Säker fildelning

3. Zoho Creator

Bildens upphovsperson

Zoho Creator är en imponerande flexibel programvara för samarbetsportaler som alla kan använda för att skapa en mängd olika typer av portaler. Förutom en portal för hjälpcentraler eller support är Zoho tillräckligt flexibelt för att skapa portaler för projekthantering, HR och till och med orderuppfyllelse.

Orsaken till att Zoho Creator är så flexibelt är det är en plattform med lite behov av kod för att utveckla alla möjliga tillämpningar, inte bara portaler. Det innebär dock att den ligger på den dyra sidan när det gäller programvara för klientportaler. Supportportaler ingår inte i deras startabonnemang, vilket innebär att ni måste betala 37 USD per månad för Premium (27 USD/månad om du betalar årligen) eller 40 USD per månad (faktureras årligen) för Ultimate.

Funktioner

• Anpassat varumärke
• Filhantering
• Samarbetsverktyg
• SDK, API och widgetar
• Fakturering
• Självbetjäningsportal
• Hantering av kunskapsinnehåll
• E-postärenden
• Diskussionsforum

4. Portal

Bildens upphovsperson

Portal är en intuitiv programvara för kundportaler med moduler för snabbmeddelanden, fakturering, filer, e-underskrifter, formulär och kunskapsdatabaser. Det finns även en modul för inbäddade kontrollpaneler som gör det möjligt att ansluta programvara för analyser till portalen. Det är enkelt att konfigurera och använda men har inte inbyggt stöd för ett antal viktiga kundsupportfunktioner som vidarebefordran av ärenden.

Portal har två prisplaner: Standard för 59 USD per användare/månad och Professional för 95 USD per användare/månad. Du får 20 procent rabatt på dessa priser om du betalar årligen.

Funktioner

• Anpassat varumärke
• Filer och e-underskrifter
• Snabbmeddelandeverktyg
• Globala och klientspecifika tillägg
• Kundbetalningar
• Självbetjäningsportal
• Hantering av kunskapsdatabas

5. HappyFox

Bildens upphovsperson

HappyFox är ett välkänt namn inom kundserviceprogram och självklart utvecklar de även programvara för kundportaler. HappyFox klientportal möjliggör många olika självbetjäningsalternativ för kunderna, inklusive stöd för ärendespårning, communityforum och kunskapsdatabaser.

HappyFox kundportal tillåter även mycket anpassning genom HTML, CSS och JavaScript. Priserna ligger mellan 39 och 99 USD per användare per månad och det finns ingen kostnadsfri provperiod.

Funktioner

• Anpassat varumärke
• Säker fildelning
• Kundfakturering
• Kunskapsdatabas för självbetjäning
• Innehållshantering
• Ärendedirigering, kategorisering och taggning
• Webbforum

Läs mer om Zendesk för HappyFox

6. MyDocSafe

Bildens upphovsperson

MyDocSafe är ett grundläggande program för kundregistrering och fildelning och tillhandahåller en säker programvara för klientportaler som sträcker sig till att inkludera dokumenthantering, fakturering, e-formulär, ID-verifiering och automatisering. MyDocSafe gör det möjligt att dela filer och dokument för underskrift och samla in kunduppgifter med formulär.

De anpassaningsbara arbetsflödena i MyDocSafe möjliggör fullständig automatisering av registeringsprocessen. De erbjuder en kostnadsfri provperiod och priserna ligger mellan 20 och 28 USD per användare och månad (vid årlig fakturering), Det finns ett billigare abonnemang för 7 USD per månad, med det har bara en digital underskriftsfunktion.

Funktioner

• Anpassningsbara arbetsflöden
• Fullständigt anpassningsbara portaler
• Fullständiga verifieringskedjor
• Säker dokumenthantering
• Datasäkerhet
• Kundbetalningar
• Självbetjäningsalternativ
• Flerpartsunderskrifter

7. SupportBee

Bildens upphovsperson

Förutom sitt enkla och intuitiva ärendesystem erbjuder SupportBee även en programvara för klientportaler som är passar mindre team. Deras kundportal gör det möjligt för klienter att skicka in nya supportförfrågningar och kontrollera tidigare förfrågningar. En av SupportBees unika funktioner är hur programvaran hanterar kundinloggningar. Medarbetare kan skicka privata länkar för åtkomst till portalen i stället för att kräva att kunderna kommer ihåg användarnamn och lösenord.

SupportBee erbjuder en 14 dagars provperiod och har två planer, där endast Enterprise innehåller programvaran för portalen. Startup kostar 15 USD per användare och månad och Enterprise kostar 20 USD per användare och månad. Du får 13 procent rabatt på de priserna om du betalar årligen.

Funktioner

• Portalanpassning
• Domänmappning
• Delbara privata portallänkar
• Säker fildelning
• Fakturering
• Kunskapsdatabas för självbetjäning
• Ärendehantering
• Diskussionsforum

8. Clinked

Bildens upphovsperson

Clinked samlar kommunikation mellan klienter och interna team på en säker och mobil portal som är utformad för många olika branscher. Det tillhandahåller inte inbyggd ärendespårning, kunskapsdatabas eller tillgång till forum, men kunder kan skicka in förfrågningar genom Clinked. Eftersom det är en vitmärkt programvara för klientportaler innebär det att den är helt anpassningsbar.

Clinked passar bra om du söker en portal som är inriktad på projektsamarbete. Med sin chatt i realtid och verktyg för dokumentsamarbete är det ett utmärkt alternativ för centraliserad uppgiftshantering. Clinked har fyra abonnemang som kostar mellan 99 och 995 USD per månad. Du kan få upp till 35 procent rabatt vid köp av en tvåårsplan.

Funktioner

• Varumärkta portaler
• Fildelning i realtid
• Verktyg för dokumentsamarbete
• Säker dokumenthantering
• Livechatt
• Mobilapp

9. AzureDesk

Bildens upphovsperson

AzureDesk är en stabil programvara för hjälpcentraler som inkluderar kundportaler för självbetjäning, ärendedirigering, hantering av kunskapsdatabas och konvertering av e-post till ärenden. När du har registrerat dig på AzureDesk får du en administratörsportal där du kan lägga till vanliga frågor, artiklar i en kunskapsdatabas, med mera i din kundsupportportal.

Med en AzureDesk-portal kan dina kunder enkelt söka i kunskapsdatabasen och leta efter information och skapa nya förfrågningar. Den är även anpassningsbar för att ge klientportalen varumärkets utseende och känsla. AzureDesk erbjuder ett Plus-abonnemang för 33 USD per användare och månad vid årlig betalning och 50 USD per användare och månad vid månatlig betalning.

Funktioner

• Domänmappning
• Anpassat varumärke
• Vanliga frågor
• API
• Säker filhantering
• Betalningar
• Hantering av kunskapsdatabas
• Ärendedirigering
• Webbforum

10. Kahootz

Bildens upphovsperson

Om det är säkert nog för Storbritanniens försvarsministerium, är det troligen säkert nog för er. Förutom högsta säkerhet erbjuder Kahootz en intuitiv och kraftfull programvara för kundportaler med forum, dokumenthantering, enkäter, innehållsskapande, med mera. På samma sätt som Huddle är Kahootz lika mycket ett projekthanteringsverktyg som en klientportal, men har ingen ärendedirigering.

Det går att starta en kostnadsfri provperiod av Kahootz programvara och prova det innan du köper. Om ni bestämmer er för att köpa måste ni kontakta Kahootz på deras webbplats för att få en offert.

Funktioner

• Portalanpassning
• Kundundersökningar
• Forum
• Säker datadelning och filhantering
• Innehållshantering
• Verktyg för dokumentsamarbete
• Fakturering

11. Onehub

Bildens upphovsperson

Onehub är ett virtuellt datarum som hjälper företag att interagera bättre med kunder och medarbetare. Med säker datadelning online kan teamen utbyta känslig information och ställa in åtkomstbehörigheter genom att tilldela användarna olika roller, som administratör, upphovsman och läsare.

Den vitförpackade kundportalen kan anpassas med företagets varumärkesprofil. Och med möjlighet till molnlagring och uppladdning via dra och släpp-teknik är det enkelt att flytta runt information på ett säkert sätt var som helst. Informationen skyddas genom kryptering på banknivå, rollbaserade behörigheter, tidsgränser för användningssessioner och tvåfaktorautentisering.

Funktioner:

• Hantering av kommunikation
• Bevakning av medarbetaraktivitet
• Säker filvisning
• Versionskontroll
• Diskussionsforum
• Offlineåtkomst
• Dokumentklassificering
• Fulltextsökning

12. Nimbus Note

Bildens upphovsperson

Nimbus Web Platform innehåller flera effektiviseringsverktyg, som Nimbus Clipper för att strukurera information, Nimbus Clarity för att optimera kommunikation och Nimbus Note för att skapa klientportaler, databaser, listor och annat. Plattformen gör det möjligt att bjuda in kunder till plattformen, fånga upp användbar feedback och skicka videor och skärmdumpar.

Skapa gästkonton, ställ in arbetsplatsåtkomst och skicka inbjudningar med några få klick. Det är möjligt att registrera ett kostnadsfritt konto på plattformen, och med prenumerationer från 5 USD/månad eller 48 USD/år är det här ett prisvärt verktyg för att dela information med kunder på ett säkert sätt.

Funktioner:

• Åtkomstkontroll/behörigheter
• Dokumenthantering
• Mötesanteckningar
• Mobilåtkomst
• Redigering i realtid
• Att göra-lista
• Versionskontroll
• Hantering av anteckningar

13. Accelo

Bildens upphovsperson

Accelo är en molnbaserad plattform för kundhantering med en klientportalfunktion av hög kvalitet som ger stor insyn. Uppmuntra till självbetjäning genom att bjuda in kunder till portalen och ge dem onlineåtkomst till all relevant information, bland annat kontouppgifter, förfrågningar, offerter, fakturor och engagemangsarvoden.

Med åtkomst på begäran till all relevant information kan kunder och andra intressenter följa förloppet i sina projekt i realtid, skicka in förfrågningar och läsa viktiga dokument. Accelos klientportalfunktion är endast tillgänglig för premiumlicensinnehavare, och prenumerationen kostar från 120 USD/månad.

Funktioner:

• Filgranskningsmodul
• Portalbehörigheter
• Anpassning
• Onlinefakturering
• Sökfunktion/filter
• Åtkomst till kundportalen dygnet runt

14. MangoApps

Bildens upphovsperson

MangoApps är en digital onlineplattform för kommunikation och samarbete mellan medarbetare. Ta kontroll över företagets alla meddelanden så att medarbetare och team alltid har åtkomst till informationen de behöver för att slutföra sina projekt. Med säkerhet på storföretagsnivå garanterar MangoApps att också känslig information kan hanteras utan risk.

Anpassa den widgetbaserade översikten så att den matchar er varumärkesprofil. Med ett modernt gränssnitt inspirerat av de vanligaste sociala medieplattformarna kan användarna kommunicera med populära inslag som emojis, kommentarer och grupper. Och med samlad rapportering och analys kan ni spåra och bevaka aktivitet för att få full insyn i hur företaget använder plattformen.

Funktioner:

• System för utbildningshantering
• Interaktiva formulär och kalkylblad för spårning
• Anpassade arbetsflöden
• Undersökningar och enkäter
• Medarbetarförteckning

Läs mer om MangoApps-integrationen med Zendesk.

15. MOXTRA

Bildens upphovsperson

MOXTRA är en plattform för kundinteraktion som gör det möjligt att effektivisera hur ni kommunicerar och delar information med era kunder. Plattformen ger smidig interaktion med era kunder för allt från att bekräfta inköpsorder till att erbjuda service och registrera konton, vilket bidrar till att öka kundtillfredsställelsen.

Bädda in klientportalen direkt på er webbplats eller skapa en egen privat app för mobila enheter. Integrerade arbetsflödesfunktioner innefattar säkra meddelanden, virtuella datarum, videomöten, digitala signaturer och annat. För att säkerställa att kundportalen integreras smidigt med era andra affärsprogram kopplas MOXTRA till era övriga system via webhooks.

Funktioner:

• Aktivitetsöversikt
• Rapporter/analyser
• Mallhantering
• Anpassningsbara formulär
• Spotlight och visuella anteckningar

Här är en kort jämförelse av våra 15 bästa val bland programvara för kundportal:

Det finns många olika former av supportportaler, från smala produkter helt inriktade på konsoliderad kommunikation till separata moduler i en fullständig hjälpcentrallösning. Supportportaler skiljer sig även väsentligt beroende på vad de är skapade för.

En portal för till exempel behoven i ett professionellt serviceföretag skiljer sig mycket från vad ett e-handelsföretag eller en B2B-teknikleverantör behöver. Eftersom så många faktorer påverkar vad som är den perfekta portalen för teamet hjälper det att förenkla saker.

Tänk på följande vid utvärdering av programvara för kundportal: