Software per knowledge base gratuiti e prove gratuite

Il mondo del business è cambiato dai tempi in cui si conservavano copie cartacee dei documenti negli schedari. Grazie alla tecnologia software, la memorizzazione, il recupero e la condivisione delle informazioni sono più veloci ed efficienti che mai. Lo strumento più adatto per organizzare e consultare tutte queste informazioni è il software per knowledge base.

Per fortuna, sono disponibili numerose opzioni software per knowledge base gratuite o che offrono una prova gratuita: non è necessario spendere una fortuna per fornire allo staff e ai clienti una fonte di conoscenza ottimizzata. Questa guida illustra i diversi vantaggi e le caratteristiche di questo utile strumento aziendale, oltre a fornire un elenco dei migliori software per knowledge base gratuiti o che offrono una prova gratuita.

• Che cos'è una knowledge base gratuita?
• Quali elementi deve avere un software per knowledge base gratuito?
• Quali sono i vantaggi di un software per knowledge base gratuito?
• Migliori software per knowledge base gratuiti e prove gratuite
• Come individuare lo strumento di knowledge base gratuito o la prova più adatta?
• FAQ
• Prova gratuitamente la knowledge base

Prima di parlare della knowledge base gratuita occorre definire esattamente il concetto di knowledge base e le relative finalità.

Una knowledge base è uno strumento software utilizzato sia dai dipendenti che dai clienti per trovare rapidamente risposta alle domande senza dover contattare un'altra persona. È sostanzialmente un centro assistenza fai-da-te, in cui gli utenti possono trovare informazioni utili come prassi ottimali, schede tecniche, suggerimenti e soluzioni alternative in un'unica posizione centralizzata. L'idea generale alla base del software per knowledge base è che permettere alle persone di cercare una risposta in modo autonomo fa risparmiare tempo e aumenta la produttività.

Per i dipendenti, una knowledge base interna è come una biblioteca contenente tutti i database, i documenti, le procedure, i file e le politiche che determinano l'operato dell'azienda. Anziché rivolgersi a un collega o a un superiore ogni volta che hanno una domanda, i membri dello staff che dispongono di una knowledge base possono semplicemente eseguire una rapida ricerca e il sistema recupera tutti i file o le informazioni rilevanti.

Per i clienti, la knowledge base funge da fonte di informazioni sul prodotto o servizio acquistato. Ad esempio, un cliente che di recente ha acquistato un prodotto potrebbe avere problemi al suo primo utilizzo. Anziché chiamare un rappresentante, cosa che il cliente potrebbe non essere disponibile a fare al momento, può visitare il sito web, inserire la richiesta nel database e consultare gli articoli correlati, pubblicati e approvati dall'azienda.

In entrambi i contesti, il software per knowledge base permette agli utenti di cercare le risposte in autonomia. Gli strumenti di knowledge base promuovono l'autosufficienza e la produttività. Sono disponibili numerosi software per knowledge base gratuiti o che offrono una prova gratuita, per permettere a clienti e dipendenti di intraprendere il percorso verso l'autosufficienza.

Perché la tua azienda ha bisogno di un software per knowledge base gratuito?

Una piattaforma per knowledge base è uno strumento necessario, sia per le piccole aziende ancora agli esordi che per le grandi imprese con vari reparti, sedi e livelli di gestione. Senza questo strumento, lo staff è costretto a chiedere informazioni agli altri dipendenti e questo rallenta enormemente la produttività.

Senza una knowledge base, inoltre, per chiedere aiuto i clienti devono necessariamente rivolgersi ai rappresentanti dell'azienda, anche per il più semplice dei problemi. Questo monopolizza il tempo degli agenti, costringendoli a rispondere all'infinito alle stesse semplici domande anziché affrontare problemi realmente complessi. Un software per knowledge base gratuito o una prova gratuita può rappresentare un ottimo punto di partenza per aiutare sia i clienti che lo staff.

• Integrazioni native o di terzi. Qualsiasi software tu scelga dovrebbe essere in grado di connettersi agli altri strumenti aziendali attualmente in uso. Questo ti permette di passare da un compito all'altro senza dover cambiare browser e senza il rischio che non sia possibile condividere i dati tra le piattaforme.
  
• Motore di ricerca veloce. Questo, in genere, rappresenta il primo punto di contatto in una knowledge base. È da qui che partono le query, ciò significa che è un componente essenziale del software per knowledge base. I migliori motori di ricerca non sono soltanto veloci, ma sono anche in grado di decifrare il significato dei termini superando ostacoli quali errori linguistici e di ortografia.
  
• Impostazioni delle autorizzazioni. Non tutte le informazioni devono essere messe a disposizione di tutti. Le impostazioni delle autorizzazioni permettono di stabilire chi ha accesso a informazioni specifiche. Permettono anche di controllare le autorizzazioni per analizzare e modificare il codice o creare nuovi contenuti per il database.
  
• Ottimizzazione SEO. L'ottimizzazione della knowledge base con parole chiave e termini di ricerca contribuisce a fare in modo che la tua knowledge base sia la prima soluzione visualizzata quando i clienti iniziano a fare ricerche. Con una corretta indicizzazione delle pagine, i bot possono effettuare facilmente la ricerca per indicizzazione sui contenuti e restituire i migliori risultati possibili ai clienti che utilizzano Internet per chiedere aiuto in relazione al tuo prodotto o servizio.
  
• Strumenti per la raccolta e l'analisi del feedback. È sempre utile ricevere feedback su ciò che funziona o meno. Le migliori soluzioni software per knowledge base gratuite consentono agli utenti di richiedere un feedback per continuare a migliorare l'usabilità della piattaforma.
  

Una scarsa organizzazione delle informazioni può rallentare i workflow, ridurre la produttività e lasciare i clienti insoddisfatti. Per i loro problemi e domande, agenti e clienti hanno bisogno di una risorsa rapida e facilmente ricercabile per risolvere i problemi in autonomia e con i propri tempi. In caso contrario, la produttività sul lavoro precipita e i clienti smettono di utilizzare il prodotto o servizio perché troppo frustrati.

Con uno strumento di knowledge base gratuito, tuttavia, puoi permettere allo staff e ai contatti di trovare immediatamente le informazioni di cui hanno bisogno e con un'assistenza minima. I vantaggi legati all'uso di una knowledge base open source gratuita includono, ad esempio:

• Maggior mantenimento dei clienti. I clienti odierni vogliono risposte rapide e apprezzano la disponibilità di una fonte verificata sul prodotto o servizio, in cui cercare soluzioni ai problemi senza dover parlare con un'altra persona. Questo contribuisce a fidelizzare la base di clienti e aumenta la probabilità che continuino ad acquistare dall'azienda.
  
• Minore traffico per il servizio clienti. Molti clienti fanno più volte le stesse domande. Se l'unica possibilità di ottenere una risposta è chiamare il servizio clienti, gli agenti saranno troppo occupati per dedicarsi a problemi più complessi. Gli strumenti di knowledge base gratuiti contribuiscono a ridurre al minimo il numero di chiamate in entrata per l'azienda, lasciando gli agenti liberi di gestire ticket più complicati che richiedono più tempo.
  
• Migliore collaborazione in team. Ogni reparto ha un ruolo nella costruzione e nel mantenimento di solide relazioni con i clienti. Garantendo a ogni reparto l'accesso alle informazioni aziendali più accurate e aggiornate, i progetti in collaborazione potranno avanzare con maggiore rapidità.
  
• Formazione più rapida per il nuovo staff. I neoassunti hanno sempre molte domande. Con un database delle informazioni a disposizione, potranno cercare le risposte da soli senza essere costretti a girare ogni query al proprio manager. Questo si traduce in un periodo di formazione più breve, con i neoassunti in grado di risolvere i problemi in modo indipendente.
  

Software per knowledge base gratuito

1. Bitrix24

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Bitrix24 è un CRM con una soluzione di knowledge base gratuita per le aziende agli esordi. Bitrix24 è disponibile in locale o sul cloud e offre opzioni di knowledge base open source per i team che desiderano adattare il codice alle esigenze specifiche del proprio servizio clienti.

La piattaforma di Bitrix24 fornisce una knowledge base aziendale centralizzata che contribuisce a garantire la sintonia, ad aggiornare rapidamente i neoassunti e a mantenere un registro accurato delle attività. Inoltre, questo software open source gratuito offre anche la possibilità di creare una knowledge base per un progetto o un gruppo di lavoro specifico, per aiutare lo staff a concentrare l'attenzione dove serve.

Bitrix24 offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni, oltre a una versione gratuita per gli strumenti aziendali di livello Starter.

Tra le funzionalità del software per knowledge base gratuito Bitrix24:

• Portale self-service
• Mappe mentali
• Gestione SEO
• Catalogazione e categorizzazione
• Strumenti di collaborazione
• Distribuzione dei contenuti

2. Piggydb

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Piggydb si occupa di creazione delle conoscenze. È una piattaforma di creazione di knowledge base, open source e scalabile, che permette di iniziare con strumenti molto semplici, come un diario o un taccuino. Man mano che il database cresce, la piattaforma permette di ampliare i tuoi contenuti esistenti per includere più informazioni e funzionalità.

Per iniziare a usare Piggydb occorre un Java Runtime Environment 6 (o 1.6) o versione successiva. Il pacchetto autonomo per l'ambiente GUI consente di eseguire Piggydb come applicazione desktop ed è possibile scegliere se eseguirlo singolarmente o in collaborazione con un team.

Piggydb è disponibile per il download gratuito per tutti.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Piggydb:

• Frasi di collegamento
• Ricerca a tutto testo
• Tagging gerarchico
• Frammenti di testo con formattazione wiki
• Interfaccia web familiare
• Visualizzazione dei documenti per la stampa

3. myBase

Questo software di database in formato libero è una semplice piattaforma che utilizza un formato elaboratore di testi per creare una knowledge base. Consente agli utenti di caricare testo, immagini, documenti, email e altri tipi di file, indipendentemente dal formato e dalla lunghezza.

L'uso di myBase richiede alcuni plug-in e componenti aggiuntivi, ma si tratta comunque di un software ricco di funzionalità, ottimizzato per la memorizzazione e la gestione di enormi quantità di informazioni. La versione attuale offre, tra l'altro, funzionalità quali compressione dei dati, supporto per gli allegati, velocità di caricamento elevata ed etichette gerarchiche.

myBase è un software per knowledge base open source e gratuito, disponibile per il download dal relativo sito web.

Tra le funzionalità principali:

• Interfaccia utente ordinata
• Protezione tramite password
• Cestino
• Cronologia revisioni
• Generatore alberi HTML
• API Javascript

4. Guru

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Guru è una piattaforma software di gestione della conoscenza che sfrutta l'intelligenza artificiale e le integrazioni per semplificare le comunicazioni interne delle aziende. Guru consente agli utenti di creare la propria wiki, che i dipendenti possono consultare se hanno bisogno di informazioni critiche velocemente, per poter fornire soluzioni rapide ai clienti.

La piattaforma promette anche un onboarding più rapido per i neoassunti. Il software per l'onboarding di Guru contribuisce ad accelerare il processo di apprendimento e a garantire una maggiore fidelizzazione dei dipendenti. Inoltre, offre anche funzionalità per la registrazione delle riunioni. Se un membro dello staff perde una riunione per qualsiasi motivo, può semplicemente consultare la registrazione per ottenere le informazioni necessarie.

Guru offre una versione gratuita per team fino a 3 utenti principali e un periodo di prova gratuito di 30 giorni per i piani Builder ed Expert.

Tra le funzionalità del software per knowledge base gratuito Guru:

• Integrazioni di Slack e Microsoft Teams
• Workflow di verifica ed estensione browser
• Portale self-service
• Gestione contenuti
• Catalogazione e categorizzazione
• Discussioni/forum

Ulteriori informazioni sull'integrazione di Zendesk con Guru.

5. Documize

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Documize è una semplice soluzione di knowledge base open source, progettata per aiutare le aziende a gestire la documentazione interna ed esterna. Il suo hub documenti, Community, è adatto sia ai tecnici che agli utenti non tecnici.

Permette di organizzare facilmente i documenti senza utilizzare cartelle, assegnando etichette e categorie in base al gruppo. Documize semplifica anche l'archiviazione di vecchie pubblicazioni, la pubblicazione di modifiche e la creazione di una libreria di prassi ottimali. Inoltre, offre potenti funzionalità di generazione rapporti e analisi per individuare i contenuti da perfezionare.

Documize offre un piano gratuito per un massimo di 10 utenti.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Documize:

• Classificazione dei documenti
• Conversione file
• Accesso offline
• Controllo delle versioni
• Monitoraggio della conformità
• Archiviazione e conservazione

6. Flowlu

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Questo strumento di gestione della knowledge base è incentrato sulla collaborazione. Offre strumenti semplici per acquisire informazioni aggiornate e distribuirle a coloro che ne hanno più bisogno. Progettato per utenti tecnici e non, offre un unico database in cui ciascun membro del team può condividere competenze ed esperienze con gli altri.

Flowlu include anche strumenti aziendali per la gestione dei progetti, CRM cloud, fatturazione, gestione dei compiti dei team e altro. È una buona scelta per le piccole e medie imprese che intendono unificare tutte le attività aziendali in un'unica piattaforma.

Flowlu offre un piano gratuito per un massimo di 2 utenti e 1 knowledge base e prove gratuite per piani di fascia più alta.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Flowlu:

• Catalogazione e categorizzazione
• Accesso mobile
• Ricerca a tutto testo
• Portale self-service
• Generazione rapporti/analisi
• Editor intuitivo

7. phpMyFAQ

phpMyFAQ è uno strumento software per knowledge base open source, scalabile e ottimizzato per i dispositivi mobili. Il potente strumento di ricerca permette agli utenti di individuare rapidamente le risposte inserendo termini specifici o eseguendo ricerche per categoria. Inoltre, la visualizzazione delle ricerche più popolari permette di risalire ai problemi citati più di frequente.

phpMyFAQ è dotato di supporto per la community, che consente agli utenti di generare contenuti e condividerli. Offre anche l'integrazione con Twitter, revisioni in stile wiki e monitoraggio degli utenti incorporato, che analizza la navigazione degli utenti nelle pagine delle domande frequenti.

Tra le funzionalità del software per knowledge base phpMyFAQ:

• Sistema di gestione dei contenuti delle domande frequenti
• Oltre 40 lingue
• Configurazione semplice
• Hosting sul cloud con Docker
• Compatibilità con i browser moderni

8. Zoho Desk

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Zoho Desk è una soluzione per help desk che promette di aumentare la soddisfazione dei clienti e ridurre il numero di ticket. Con HTML e CSS, gli utenti possono personalizzare il portale in modo che corrisponda esattamente all'aspetto e allo stile del sito web aziendale, uniformando al brand tutte le interfacce rivolte al cliente.

Il repository di articoli e forum della community di Zoho Desk consente ai clienti di cercare le risposte in autonomia. Quando non riescono a trovare le informazioni richieste, possono inviare ticket direttamente dalla piattaforma del Centro assistenza.

Zoho Desk offre un piano gratuito per un massimo di 3 agenti con una knowledge base privata e prove gratuite per piani di fascia più alta.

Tra le funzionalità principali:

• Compatibilità SEO
• Report del Centro assistenza
• Suggerimenti automatici
• Mappatura dei domini
• Accesso sicuro

9. myBase

Questo software di database in formato libero è una semplice piattaforma che utilizza un formato elaboratore di testi per creare una knowledge base. Consente agli utenti di caricare testo, immagini, documenti, email e altri tipi di file, indipendentemente dal formato e dalla lunghezza.

L'uso di myBase richiede alcuni plug-in e componenti aggiuntivi, ma si tratta comunque di un software ricco di funzionalità, ottimizzato per la memorizzazione e la gestione di enormi quantità di informazioni. La versione attuale offre, tra l'altro, funzionalità quali compressione dei dati, supporto per gli allegati, velocità di caricamento elevata ed etichette gerarchiche.

myBase è un software per knowledge base open source e gratuito, disponibile per il download dal relativo sito web.

Software per knowledge base in prova gratuita

1. Zendesk

Il software per knowledge base di Zendesk offre un sistema semplice ma efficace per creare e gestire i contenuti della knowledge base dell'azienda. La potente interfaccia di ricerca consente ai clienti di trovare facilmente le risposte necessarie quando serve, anziché essere costretti a setacciare motori di ricerca e blog tecnologici dei primi anni 2000.

La piattaforma di Zendesk permette di migliorare l'esperienza dei clienti fornendo loro le conoscenze necessarie in ogni punto di contatto, dal contatto iniziale alla prima vendita, dai rinnovi agli aggiornamenti e così via. Implementando la versione di prova gratuita del software per knowledge base di Zendesk, la tua azienda potrà soddisfare le esigenze della base di clienti lungo tutto il loro percorso, migliorando il mantenimento dei clienti.

La prova gratuita del software per knowledge base di Zendesk offre ai clienti l'autonomia che desiderano e fa un regalo importante al team di assistenza: il tempo. L'indipendenza del cliente consente al team della chat di lavorare a progetti più importanti per l'azienda, ad esempio la creazione di contenuti, la risoluzione dei problemi di comunicazione e la compilazione di una knowledge base, per stare un passo avanti alla concorrenza. In breve, offre al team la possibilità di concentrarsi sui progetti complessi che aiuteranno l'azienda a crescere.

Zendesk offre un periodo di prova gratuito di 14 giorni.

Tra le funzionalità del software per knowledge base gratuito Zendesk:

• Portale self-service
• Sondaggi e feedback
• Ricerca a tutto testo
• Discussioni/forum
• Catalogazione e categorizzazione
• Risposte basate su macro e modelli

2. Freshdesk

Questa piattaforma per knowledge base intuitiva consente all'azienda di creare rapidamente e gestire contenuti per la risoluzione dei problemi. I clienti possono visualizzare tutorial sui documenti, guide fai-da-te all'utilizzo dei prodotti e risposte alle domande più frequenti. Freshdesk offre anche una knowledge base interna privata, in cui gli agenti dell'assistenza clienti possono individuare rapidamente le politiche o i workflow per la risoluzione dei problemi.

Freshdesk permette di scegliere l'approccio all'offerta del self-service per i clienti. È possibile scegliere se creare un portale self-service minimale, che risponda solo alle domande più frequenti, o personalizzare una knowledge base completa delle soluzioni, inclusi video e tutorial. Inoltre, con le personalizzazioni per il branding HTML o CSS, gli utenti possono creare un look personalizzato per il portale self-service che corrisponda allo stile del brand.

Freshdesk offre un periodo di prova gratuito di 21 giorni.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Freshdesk:

• Strumenti di collaborazione
• Gestione delle comunicazioni
• Gestione contenuti
• Creazione di contenuti
• Ottimizzazione SEO
• Feedback, generazione rapporti e analisi

3. Wix Answers

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Grazie alle automazioni e al sistema di gestione della conoscenza integrato, Wix Answers è il miglior software per knowledge base gratuito per le piccole imprese. Promette di aiutare i team del servizio clienti a ridurre il volume dei contatti trasformando le conoscenze istituzionali in una soluzione di prima linea per le domande dei clienti.

A supporto dell'onboarding, Wix Answers offre caselle di risposta basate sull'intelligenza artificiale che aiutano i neoassunti ad abituarsi alle nuove prassi e procedure. Include anche strumenti per ottenere informazioni utili sul comportamento dei clienti, per perfezionare l'organizzazione della knowledge base e ottimizzarne l'efficienza.

Wix Answers offre un periodo di prova gratuito di 14 giorni.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Wix Answers:

• Ricerca a tutto testo
• Risposte basate su macro e modelli
• Comunicazioni multicanale
• Branding personalizzabile
• Gestione contenuti
• Portale self-service
• Generazione rapporti/analisi

4. Document360

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Questa piattaforma software per knowledge base è progettata per le aziende in crescita e permette di creare un centro assistenza con semplici interfacce per l'utente finale e integrazioni di terzi. Per i redattori e i revisori che producono contenuti, offre un portale della knowledge base con un editor di contenuti grafici e uno strumento di gestione delle categorie.

Per i clienti e i dipendenti, il sito della knowledge base di Document360 è ottimizzato per la ricerca e la lettura su una vasta gamma di dispositivi. Inoltre, permette agli utenti di creare guide utente online, tutorial, pagine delle domande frequenti, playbook di vendita e marketing e così via.

Document360 offre un periodo di prova gratuito di 14 giorni del software per knowledge base.

Tra le funzionalità del software per knowledge base Document360:

• Discussioni/forum
• Portale self-service
• Ricerca a tutto testo
• Strumenti di collaborazione
• Gestione contenuti
• Documentazione tecnica

Ulteriori informazioni sull'integrazione di Zendesk con Document360.

Prima di scegliere la piattaforma, è necessario conoscere i requisiti che la knowledge base dovrà soddisfare. Occorre prendere in considerazione il numero di utenti, le lingue richieste per fornire assistenza a tutte le persone coinvolte e il livello di controllo sugli elementi di design per il branding. È consigliabile fare molta attenzione anche alle capacità IT del team e alla facilità d'uso del software. Uno strumento di knowledge base troppo difficile da imparare o troppo complicato da creare e organizzare può causare più problemi di quanti ne risolva.

Il modo migliore per conoscere il valore di uno strumento di knowledge base gratuito o di una versione di prova gratuita è fare una prova. Nella valutazione delle opzioni software gratuite per la knowledge base dell'help desk, prendi nota dei fornitori che offrono una prova gratuita. Consulta quindi i membri del team per sapere se sono disposti a sperimentare una nuova piattaforma.

Qualunque sia la tua scelta, un software per knowledge base open source gratuito o una piattaforma proprietaria, assicurati che la soluzione sia in grado di scalare insieme all'azienda. Implementare una piattaforma per poi superarne le capacità in breve tempo non è affatto conveniente.