Guida strategica all'automazione del sistema CRM: i migliori software e le recensioni

Se stai pianificando la crescita della tua azienda o stai cercando di migliorare la produttività, un software CRM è un vero e proprio must. E uno dei modi migliori per utilizzarlo al fine di incrementare le vendite è sfruttare gli strumenti di automazione che ti consentono di risparmiare tempo.

In questa guida completa, risponderemo alle seguenti domande sulle funzioni e i vantaggi delle automazioni del CRM, discuteremo le funzionalità principali del software e forniremo una panoramica delle sette migliori piattaforme CRM attualmente disponibili sul mercato.

• Che cosa si intende per automazione del sistema CRM?
• Che vantaggi offre?
• Quali sono le principali caratteristiche degli strumenti di automazione di un sistema CRM?
• Che differenza c'è tra automazione del CRM e automazione del marketing?
• I 7 migliori strumenti di automazione del CRM
• Come scegliere il giusto software CRM automatizzato
• FAQ
• Che aspetti a provare un CRM automatizzato?

La gestione di fogli di calcolo e l'inserimento manuale dei dati non fanno solo perdere tempo, lo rubano. Ogni ora dedicata ad attività amministrative ripetitive potrebbe essere impiegata meglio per interagire con i clienti, studiare nuove tattiche di vendita o stabilire una rete di contatti. Al contrario, in molte aziende l'agenda dei team è monopolizzata da attività noiose ma necessarie. Ed è qui che entrano in gioco gli strumenti di automazione del sistema CRM.

L'automazione del sistema CRM è un processo che consente di automatizzare le attività ripetitive associate alle vendite, al marketing e al servizio clienti. Ovviamente, si tratta di una gamma molto ampia di attività e ogni strumento automatizzato svolge un compito diverso, entrando in funzione a orari prestabiliti, in seguito a un'azione specifica o grazie all'uso dell'intelligenza

artificiale. È sufficiente stabilire i criteri, personalizzare le impostazioni e il software di automazione delle vendite si occuperà del resto.

Qual è il primo passo verso l'automazione del sistema CRM?

Il primo passo per iniziare a utilizzare un software CRM automatizzato è individuare e investire in una piattaforma che includa strumenti di automazione. Le migliori piattaforme CRM dispongono di interfacce semplici da gestire, in modo che il tuo team possa adottarle facilmente.

Se sei appena agli inizi, segui questi consigli per avere la certezza di sapere cosa cercare.

• Definisci un obiettivo preciso per quanto riguarda il tipo di automazioni che vorresti ottenere con il tuo CRM.Vuoi ridurre i costi del personale? Accorciare il ciclo di vendita? Parla con i responsabili dei vari reparti e raccogli informazioni sulle attività che portano via più tempo o che causano il maggior numero di errori. Se non sai da dove iniziare ad automatizzare le vendite con il CRM, il miglior punto di partenza è probabilmente quello che presenta le maggiori carenze.
• 
  Individua le funzionalità che potrebbero aiutarti a risolvere i tuoi problemi. Dopo aver esaminato le operazioni della tua azienda e individuato i punti deboli del processo, è importante capire quali funzionalità potrebbero contribuire a risolverli. Fai un po' di ricerca e confronta i diversi software disponibili e non dimenticare di verificare quali programmi possono essere integrati con gli strumenti di vendita già in uso.
• 
  Tieni conto delle tue operazioni e non dimenticare di prendere in considerazione anche la geografia. Se alcuni membri del personale lavorano da remoto o in modalità ibrida, è opportuno cercare strumenti di automazione del CRM basati su cloud e dispositivi mobili. La flessibilità offerta da queste piattaforme consentirà ai membri del team di utilizzare gli strumenti anche quando sono lontani dall'ufficio o utilizzano un dispositivo mobile.
• 
  Prova una piattaforma. Una volta ristretto l'elenco dei fornitori di servizi di automazione del CRM, è consigliabile approfittare delle prove gratuite eventualmente offerte. In questo modo, il tuo team potrà farsi un'idea della fruibilità della piattaforma prima dell'acquisto.

Chi utilizza i CRM automatizzati?

Qualsiasi azienda fortemente orientata alle vendite e al servizio clienti può trarre vantaggio dai CRM automatizzati. Questi software sono utilizzati in settori che vanno dall'istruzione alla produzione, dal retail alle telecomunicazioni e altro ancora. Inoltre, dal momento che le vendite virtuali sono più popolari che mai a causa della pandemia, anche molte aziende di e-commerce si stanno unendo alla lista.

Non esiste una regola che stabilisca quanto grande o piccola debba essere un'azienda per utilizzare le automazioni del CRM. Difatti, esistono numerose opzioni interessanti di software per le vendite destinate alle piccole imprese, così come soluzioni per le aziende più grandi. In linea di massima, se il tuo business si basa su relazioni sane e sostenibili con i clienti per massimizzare i profitti, puoi sicuramente trarre vantaggio dall'uso di CRM automatizzati.

Diamo ora un'occhiata ad alcuni esempi.

Esempi di automazione del CRM

• Esempio 1: il messaggio di follow-up per la pianificazione degli incontri
  Un potenziale cliente sta raccogliendo preventivi. La sua società si sta per trasferire presso un’altra sede e ha bisogno di una stima dei costi per il trasloco. Dopo aver consultato il sito della tua azienda, il cliente richiede un incontro per ottenere un preventivo da uno dei tuoi rappresentanti. Non appena la richiesta viene inviata, il tuo processo automatizzato risponde con un'email contenente il link a un calendario. Entro due minuti dalla richiesta, il contatto seleziona una fascia oraria disponibile per un incontro con un tuo agente e il calendario di quest'ultimo viene aggiornato automaticamente.
• Esempio 2: il promemoria dell'appuntamento
  I tuoi rappresentanti commerciali stanno attraversando un trimestre estremamente impegnativo e la loro agenda è piena di appuntamenti e altre attività. Decidi di personalizzare le tue automazioni per inviare notifiche a intervalli prestabiliti, in modo da garantire che i rappresentanti abbiano il tempo necessario per prepararsi agli appuntamenti. Inoltre, grazie alle integrazioni con la pianificazione e gli SMS, avrai la certezza che le notifiche vengano inviate dove i tuoi rappresentanti saranno sempre in grado di vederle.
• Esempio 3: modelli di email e personalizzazione
  La tua nuova sequenza di email di marketing è pronta per essere inviata a un gruppo di contatti. Invece di chiedere ai rappresentanti di inserire manualmente dati personali quali nomi e titoli in ogni singola email, le informazioni vengono inserite automaticamente nei campi unione integrati nei tuoi modelli di email. In questo modo, ciascuna email viene inviata con un tocco personale e senza alcuno sforzo da parte tua.

Il vantaggio più ovvio dell'automazione è il risparmio di tempo. Eliminando le attività ripetitive e noiose associate alle vendite, sarà più facile far passare un maggior numero di contatti attraverso il ciclo di vendita e, di conseguenza, concludere un maggior numero di trattative. Ma come fa esattamente l'automazione del CRM a contribuire a un aumento delle vendite?

• 
  Aumento del tasso di qualificazione dei lead. Con un software CRM di alto livello, è difficile che i lead più validi finiscano nel dimenticatoio. Le campagne di lead nurturing automatizzate e i campi personalizzati facilitano l'acquisizione e l'analisi di informazioni qualificate e precise relative ai potenziali clienti.
• 
  Incremento dei tassi di conversione dei lead. Grazie a funzioni automatizzate come la distribuzione dei lead, i lead più promettenti vengono assegnati ai migliori rappresentanti, aumentando le probabilità di conversione. Inoltre, grazie all'automazione di attività semplici come le email di follow-up e la pianificazione, per il team è più facile rispondere rapidamente quando un lead mostra interesse.
• 
  Maggiore soddisfazione dei clienti. I clienti di oggi si aspettano che le loro esigenze vengano soddisfatte rapidamente. Le automazioni del CRM aiutano i team di vendita e del servizio clienti a fornire un servizio rapido ed efficace a clienti potenziali ed esistenti, garantendo che gli acquirenti continuino a rivolgersi alla tua azienda invece che alla concorrenza. Inoltre, grazie a strumenti automatizzati come i chatbot basati su intelligenza artificiale, è possibile estendere il raggio d'azione del servizio per offrire assistenza a un maggior numero di clienti, anche senza disporre di un esercito di addetti al servizio clienti.

• 
  Gestione dei contatti e inserimento dati: gli strumenti di automazione del CRM consentono di acquisire, archiviare e accedere rapidamente ai dati dei contatti. Quando i dati dei contatti cambiano, gli strumenti di automazione del CRM aggiornano automaticamente il database, evitando che i rappresentanti siano costretti a inserire manualmente le nuove informazioni.
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  Messaggistica personalizzata e omnicanale: le migliori piattaforme CRM includono la possibilità di inviare automaticamente email o contenuti personalizzati. Questi messaggi ed email possono essere attivati quando i clienti eseguono un'azione, ad esempio inserire il proprio indirizzo email in un modulo del tuo sito web. A questo punto, il sistema inserisce nel messaggio i dettagli personali inviati con l'indirizzo email e lo invia automaticamente in modo che il cliente potenziale possa passare alla fase successiva del processo di acquisto.
• 
  Chatbot basati sull'intelligenza artificiale: nel settore delle vendite, la comunicazione umana è importante. Tuttavia, come complemento, i chatbot basati sull'intelligenza artificiale portano il servizio clienti a un livello superiore. Inoltre, le funzionalità dell'intelligenza artificiale nel settore delle vendite stanno facendo passi da gigante. Attualmente i chatbot sono in grado di conversare in modo naturale con i clienti quando rispondono alle loro domande, di guidarli verso risorse utili e di indirizzarli facilmente verso rappresentanti qualificati. Grazie ai chatbot, i clienti possono ottenere assistenza in qualsiasi momento, anche dopo l'orario di lavoro, quando i rappresentanti sono a casa a riposarsi.
• 
  Registrazione e monitoraggio delle interazioni con i clienti: le piattaforme CRM registrano automaticamente ogni interazione con i clienti all'interno del database dei contatti. In questo modo, i rappresentanti non devono affidarsi all'inserimento dei dati o alla memoria per sapere con precisione quando è stata l'ultima volta che hanno parlato con un cliente. In più, quando un nuovo rappresentante consulta il file di un cliente, ha a disposizione tutte le informazioni necessarie per capire come procedere.
• 
  Automazione del processo di vendita: la maggior parte delle piattaforme CRM include uno strumento che offre una rappresentazione visiva della pipeline, consentendo ai rappresentanti di visualizzare esattamente il punto del percorso in cui si trova ciascun cliente. Questo strumento personalizzabile presenta le azioni da intraprendere sotto forma di passi facili da seguire, garantendo che il processo di vendita venga utilizzato al meglio delle sue potenzialità.

Le automazioni del CRM sono in genere più orientate alle funzioni di vendita e servizio clienti. Questo perché le mansioni associate a vendite e servizio clienti implicano la creazione di relazioni, nonché interazioni regolari con clienti potenziali ed esistenti.

Al contrario, i professionisti del marketing non sono soliti interagire direttamente con la base clienti. Gli strumenti di automazione del marketing, pertanto, gestiscono prevalentemente attività di tipo top-of-funnel, in cui il coinvolgimento dei clienti è minimo o inesistente. Nel momento in cui avviene il coinvolgimento e nasce la relazione, il lead passa al team commerciale, che utilizzerà gli strumenti di automazione del CRM per prendere in mano la situazione e chiudere rapidamente la trattativa.

Abbiamo già analizzato diversi strumenti di automazione del CRM. Passiamo ora a esaminare nello specifico le caratteristiche degli strumenti di automazione del marketing e delle vendite.

Automazione del CRM per il marketing

Le automazioni del marketing sono progettate per semplificare la creazione e la distribuzione di contenuti ai potenziali clienti da parte dei team di marketing. Il loro compito è generare lead della migliore qualità possibile, facilitando la chiusura delle trattative da parte del team commerciale.

Le caratteristiche principali della maggior parte dei software di automazione del marketing includono:

1. 
   Lead management: dalla raccolta dei dati di contatto al punteggio e all'assegnazione dei lead ai rappresentanti commerciali, gli strumenti di automazione del marketing consentono di ridurre di ore o addirittura di giorni il tempo che normalmente si impiegherebbe per svolgere queste attività tramite un foglio di calcolo.
2. 
   Gestione delle campagne email: con i modelli di email personalizzati è possibile inviare comunicazioni nel momento in cui un cliente potenziale sceglie di ricevere messaggi dalla tua azienda, consentendoti di coinvolgerlo anche quando ti stai occupando di altro. In alternativa, puoi anche inviare automaticamente contenuti "gated" nel momento in cui un cliente potenziale mostra interesse.
3. 
   Gestione delle campagne social: gli strumenti di gestione delle campagne social consentono di pubblicare materiali di marketing sui vari canali, di monitorare le interazioni sui social media e di analizzare il comportamento e le preferenze dei clienti.
4. 
   Generazione di report e analisi: genera e distribuisci report sull'apertura delle email da parte dei clienti potenziali, monitora le interazioni con i post sui social media e analizza il comportamento dei clienti per comprendere meglio la tua base clienti e creare campagne ancora più mirate in futuro.

Automazione del CRM per le vendite

Gli strumenti di Sales Force Automation (SFA) sono studiati per aiutare il personale commerciale a muovere in modo rapido ed efficiente i lead attraverso il processo di vendita. Il processo di vendita si svolge tra due persone: il potenziale cliente e il rappresentante commerciale. Gli strumenti di automazione delle vendite aiutano i rappresentanti a svolgere le attività direttamente associate all'esecuzione di un processo di vendita semplice, privo di errori e reattivo. Tali strumenti comprendono:

1. 
   Strumenti di pianificazione: la pianificazione degli incontri con i clienti potenziali può trasformarsi in una serie interminabile di email. Gli strumenti di pianificazione automatica consentono ai clienti potenziali di selezionare facilmente le fasce orarie disponibili senza dover ricorrere a continui scambi di email.
2. 
   Strumenti di comunicazione omnicanale: i rappresentanti commerciali devono essere in grado di raggiungere la loro base clienti attraverso qualsiasi canale, compresi i siti di social media e le app di messaggistica, Tali strumenti includono anche il software di automazione delle chiamate in uscita.
3. 
   Strumenti per la determinazione di prezzi e preventivi: il personale commerciale ha bisogno di strumenti che consentano di generare rapidamente prezzi e preventivi per i lead più interessanti. Gli strumenti di automazione del CRM per le vendite consentono agli agenti di gestire rapidamente attività come impostazione delle quote, configurazione, negoziazione e contrattazione.
4. 
   Gestione della pipeline: tieni traccia dei piani d'azione e monitora i progressi dei lead con un maggiore controllo su ogni punto di contatto durante il processo di vendita. Questi strumenti di sales automation per il sistema CRM offrono agli agenti una panoramica dei rispettivi progressi, in modo che sappiano sempre qual è il passo successivo da compiere.

Zendesk Sell

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La piattaforma di automazione di Zendesk Sell è stata progettata appositamente per semplificare la gestione delle relazioni con i clienti. Il software raccoglie automaticamente tutti i dati dei cliente in un unico spazio e li mantiene accessibili, in modo che i rappresentanti non debbano inserire manualmente nomi, email e altre informazioni. Inoltre, grazie al CRM mobile e alla tecnologia cloud, Zendesk Sell offre la massima flessibilità, permettendo ai rappresentanti di automatizzare le loro attività anche fuori dall'ufficio.

Zendesk offre una vasta scelta di automazioni per le vendite e, grazie a un'ampia selezione di integrazioni, anche per gli strumenti di marketing.

Funzionalità:

• Dashboard di CRM
• Software di vendita porta a porta
• Strumento di monitoraggio delle vendite
• Contact management
• Gestione dei lead
• Chat
• Generazione report/analisi

Quickbase

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Quickbase offre un software CRM da personalizzare in base alle esigenze specifiche dell'azienda. Il dashboard centrale presenta una selezione di applicazioni già pronte e consente agli utenti di crearne di proprie. Con Quickbase, gli utenti possono aggiungere automazioni pianificate regolarmente, oltre ad automazioni attivate da una modifica o da un aggiornamento dei dati.

Il software offre anche automazioni per il CRM per la collaborazione interna tra i reparti e dispone di strumenti per avvisare automaticamente i rappresentanti quando è il momento di contattare un cliente, nel caso in cui se ne dimentichino. Particolarmente apprezzati dagli utenti sono anche lo strumento di personalizzazione della pipeline e le automazioni del flusso di lavoro, che consentono ai rappresentanti di individuare facilmente il passo successivo da intraprendere con ogni cliente.

Funzionalità:

• Portale clienti
• Creazione di moduli
• Gestione del flusso di lavoro
  Banca dati dei contatti
• Pianificazione

Zoho CRM

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Zoho CRM, la soluzione di gestione delle relazioni con i clienti a "360 gradi", offre automazioni sia per il CRM sia per il marketing. Il software è destinato a business di qualsiasi dimensione e offre piani diversi per le piccole imprese e le grandi aziende.

Per quanto riguarda il marketing, il software genera automaticamente lead quando i clienti potenziali interagiscono con i materiali dell'azienda. In seguito, il software assegna un punteggio e distribuisce i lead ai rappresentanti commerciali più appropriati. Zoho CRM dispone anche di una funzionalità per l'invio di email automatiche e di un chatbot basato sull'intelligenza artificiale. Inoltre, il software tiene traccia e registra ogni interazione tra rappresentanti e clienti, in modo che l'azienda disponga sempre di un registro accurato e completo delle conversazioni.

Funzionalità:

• Acquisizione di lead
• Gestione del calendario
• Chat
  Gestione della pipeline
• Monitoraggio delle relazioni

NetSuite CRM

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Il software CRM di NetSuite offre agli utenti uno spazio centralizzato per accedere a tutte le informazioni su clienti, lead e fornitori. In presenza di un'opportunità di upselling o di rinnovo con un cliente esistente, la piattaforma invia notifiche automatiche.

NetSuite offre inoltre soluzioni di automazione per campagne di marketing mirate. Raccogliendo dati demografici, il software è in grado di trovare clienti potenziali a cui inviare automaticamente materiali di marketing personalizzati. La piattaforma include anche uno spazio centralizzato per tenere traccia di tutti i dati relativi alle campagne, come ad esempio chi ha aperto le email e quali sono le risposte più frequenti da parte dei potenziali clienti.

Funzionalità:

• Strumenti di collaborazione
• Gestione delle comunicazioni
  Banca dati dei contatti
• Email automatizzate
• Allarmi e notifiche

HubSpot

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Il software CRM di Hubspot dispone di un "hub" specifico per cinque diverse aree di business: marketing, vendite, assistenza, gestione dei contenuti e operazioni. L'hub dedicato alle vendite offre automazioni, tra cui uno strumento per l'invio di email di follow-up personalizzate dopo le riunioni e strumenti di pianificazione. Gli utenti possono utilizzare modelli di email già pronti o creare e condividere i propri tra i membri del team.

Hubspot consente agli utenti di personalizzare i flussi di lavoro e invia notifiche quando un contatto intraprende un'azione degna di nota, o quando è il momento di contattare qualcuno per un follow-up. La piattaforma incoraggia inoltre gli utenti a interrompere e modificare le automazioni in qualsiasi momento, in modo che le interazioni si mantengano umane.

Funzionalità:

• Tracking dei clienti
• Email marketing
  Gestione della pipeline
• Distribuzione dei lead
• Calendario/Sistema di promemoria

Pipedrive

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Pipedrive è un sistema CRM incentrato sull'acquisizione e la gestione dei lead. Il software dispone di una versione mobile del dashboard CRM e di integrazioni con molte delle applicazioni aziendali più diffuse, in modo che gli utenti non debbano preoccuparsi di passare continuamente da un browser all'altro.

Pipeline offre uno strumento di gestione personalizzata della pipeline che gli utenti possono configurare in modo da attivare automazioni quando un cliente avanza lungo il ciclo di vita. Gli utenti possono, ad esempio, impostare il software in modo che crei automaticamente una trattativa ogni volta che viene aggiunto un nuovo contatto. Pipeline offre anche la possibilità di inviare automaticamente email personalizzate ai lead, in modo che le comunicazioni rimangano amichevoli e personali.

Funzionalità:

• Gestione degli elenchi di chiamate
• Gestione dei lead
• Dashboard di CRM
• Integrazioni di terzi
• Generazione report/analisi

Nutshell

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Nutshell è un sistema CRM all-in-one che si concentra sull'email marketing. Il software CRM aggiorna automaticamente le informazioni ogni volta che un rappresentante comunica con un lead o un lead avanza lungo la pipeline di vendita.

Le funzionalità di automazione delle vendite, tra cui la distribuzione dei lead, consentono di abbinare i lead ai rappresentanti di vendita in base ai criteri inseriti dagli utenti stessi. Gli utenti impostano obiettivi graduali all'interno dello strumento del software per la pipeline, fornendo ai rappresentanti un quadro chiaro delle azioni da intraprendere per raggiungere gli obiettivi aziendali. I pop-up automatizzati di Nutshell consentono ai team di impostare notifiche ricorrenti, in modo che non debbano memorizzare ogni singola attività.

Funzionalità:

• Email marketing
• Generazione di lead
• Gestione delle attività
• Gestione dei modelli
• Accesso mobile

Quando si sceglie uno strumento di automazione del CRM per le vendite, occorre considerare alcuni aspetti. Prima di selezionare il software più adatto alla tua azienda, rispondi alle domande riportate di seguito.

• Le attività amministrative ripetitive stanno mettendo a dura prova la tua azienda? Se sì, di che attività si tratta?
• Quanto è grande la tua azienda? Alcune piattaforme offrono automazioni specifiche per le piccole o le grandi imprese, mentre altre sono flessibili e crescono con te.
• Quali sono le automazioni più utili in relazione al tuo processo di vendita e alla tua base clienti?
• Sei alla ricerca di una piattaforma che includa automazioni sia per il marketing che per le vendite?