I 12 migliori software di workforce management per il 2024

Secondo lo Zendesk Customer Experience Trends Report 2023, solo il 56% dei consumatori giudica positivamente le interazioni avute nell'ultimo anno con i team di assistenza clienti. Le motivazioni alla base di questa preoccupante mancanza di soddisfazione dei clienti possono essere molteplici. La gestione aziendale interna è sicuramente tra le principali.

Il workforce management (WFM) è un insieme di processi e tecnologie che le aziende possono utilizzare per gestire i dipendenti, ottimizzare le attività e garantire sempre un'esperienza clienti (CX) positiva. In questo articolo, parliamo dei 12 migliori software di workforce management che ti consentono di migliorare il livello di efficienza della tua organizzazione e offrire ai clienti interazioni soddisfacenti con i team di assistenza.

In questa guida:

• Cos'è il software di workforce management?
• Tabella di confronto dei software di workforce management
• I 12 migliori software di workforce management
• Funzionalità indispensabili per un software di workforce management
• Vantaggi offerti dai software di workforce management
• Come scegliere il software di workforce management più adatto
• FAQ
• Vorresti provare un software di workforce management?

Il software di workforce management è uno strumento con cui le aziende possono pianificare le esigenze di staffing, monitorare la produttività, assicurare conformità alle leggi sul lavoro, stabilire obiettivi a lungo termine e molto altro ancora.

Se è importante che le aziende adottino una strategia di workforce management, lo è altrettanto che le iniziative di WFM vengano implementate in maniera ottimizzata. Il software di workforce management è in grado di colmare il divario tra strategia ed esecuzione, consentendo ai manager di impegnarsi nei processi di WFM, come la programmazione, il monitoraggio delle prestazioni e l'elaborazione delle buste paga, nel modo più semplice possibile.

La seguente tabella mette a confronto i 12 migliori software di workforce management. Sono incluse informazioni su prezzo, opzioni di prova gratuita e funzioni di ciascun software.

Passiamo ora a un'analisi approfondita di ciascun software, compresi i prezzi e le funzionalità, che ti consentirà di investire nella soluzione migliore per la tua azienda.

1. Zendesk (via Tymeshift)

Zendesk è da molti anni il partner a cui si affidano le aziende che vogliono migliorare la loro esperienza clienti, tanto arrivare al 1º posto nella classifica dei prodotti per il servizio clienti del 2023 di G2. Grazie alla nostra acquisizione di Tymeshift, un software di workforce management basato sull'intelligenza artificiale e sviluppato appositamente per Zendesk, oggi i nostri utenti possono ottenere la stessa CX di altissima qualità con in più le funzioni di WFM integrate. Sfruttando la potenza di entrambe le piattaforme, le aziende possono reinventare la loro strategia di workforce management basandosi su diversi componenti chiave:

• Previsioni basate sull’AI: le previsioni di staffing complete consentono di individuare il punto di equilibrio del personale, per sapere sempre con esattezza quanti agenti sono necessari e dove.
• Pianificazione automatica: Zendesk WFM (formerly Tymeshift) tiene conto delle previsioni di staffing dell'azienda per creare automaticamente turni di lavoro per ogni dipendente in maniera efficiente, eliminando la necessità di utilizzare complicati fogli di calcolo.
• Generazione rapporti e analisi: per creare report storici o in tempo reale da cui ricavare insight su capacità, performance e produttività complessiva.

Per accedere a Zendesk WFM (formerly Tymeshift) è necessario essere clienti di Zendesk. Dopo aver constatato le potenzialità dell'integrazione dei due prodotti, siamo certi che non avrete bisogno di nessun altra soluzione di workforce management.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Previsioni basate sull’AI
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Tracciamento del tasso di utilizzo/occupazione
• Agent experience ottimizzata
• Integrazione completa con Zendesk

Prezzi:

• Professional: $ 15 per utente/al mese
• Enterprise: $ 30 per utente/al mese
  *I piani prevedono una fatturazione su base annuale.

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Periodo di prova gratuito:

14 giorni

2. BambooHR

BambooHR è una piattaforma che adotta un approccio orientato alle relazioni umane al workforce management. Oltre alle tradizionali funzioni di WFM, come il monitoraggio delle ore e delle prestazioni dei dipendenti, offre funzionalità come il supporto alle attività di assunzione e onboarding.

La dashboard del prodotto offre ai manager una visione unificata che comprende ore lavorate, monitoraggio del PTO, flussi di lavoro standard e altro ancora, semplificando il processo di WFM.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Strumenti di feedback e sentiment
• Gestione delle performance
• Monitoraggio candidati
• Valutazione del coinvolgimento dei dipendenti
• Monitoraggio del PTO

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

7 giorni

3. Papaya Global

Papaya Global è una soluzione per l'elaborazione di buste paga e pagamenti rivolta alle forze lavoro internazionali. Si occupa principalmente di dati finanziari e offre assistenza in materia di buste paga, analisi e benefit per i dipendenti.

Le funzionalità analitiche di Papaya, come quelle relative ai pagamenti globali e connessi, offrono una panoramica di alta qualità sulle prestazioni finanziarie dei team. Con l'analisi di buste paga e forza lavoro, inoltre, i datori possono esaminare nel dettaglio i singoli dipendenti.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Analisi della forza lavoro
• Portali per i dipendenti
• Integrazioni delle buste paga
• Raccolta dati di alto livello
• Pagamenti globali

Prezzi:

• Licenza per la piattaforma Buste paga: $ 3 per dipendente/al mese
• Payments-as-a-Service: $ 3 per dipendente/al mese
• Servizio completo per buste paga: $ 12 per dipendente/al mese
• Licenza per la piattaforma Dati e insight: $ 150 per sede/al mese

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

4. Deel

Deel è una piattaforma di HR per il workforce management utilizzata dalle aziende per gestire team composti da dipendenti, appaltatori o lavoratori EOR. La piattaforma è progettata per gestire team locali e internazionali

e presenta funzioni come le dashboard personalizzate e i report sulle retribuzioni, che consentono agli utenti di tenere sotto controllo le spese e le performance dei dipendenti. Grazie alle funzionalità di onboarding self-service, è utile anche durante il processo di assunzione.

Funzionalità:

• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Grafici organizzativi
• Generazione rapporti e analisi
• Profili dei dipendenti
• Flussi di lavoro del team
• Onboarding e offboarding

Prezzi:

• Deel HR: $ 0 al mese (funzioni limitate)
• Appaltatori: a partire da $ 49 al mese
• EOR: a partire da $ 599 al mese
• Lavoratori immigrati: prezzi disponibili presso il reparto vendite
• Buste paga internazionali: prezzi disponibili presso il reparto vendite

Periodo di prova gratuito:

Non applicabile

5. monday.com

monday.com è una piattaforma di workforce management che offre un punto di riferimento unico e affidabile a manager e dipendenti, centralizzando tutti i lavori, processi, strumenti e file. Le funzionalità del prodotto riguardano le attività di gestione dei progetti, le operazioni aziendali, la definizione di obiettivi e strategie e altro ancora.

Il processo di WFM del software si articola su tre livelli: finalità e obiettivi; progetti e processi; attività. Sfruttando questi strumenti, le aziende possono sviluppare obiettivi e piani d'azione e definire i flussi di lavoro necessari per attuarli. Grazie agli strumenti di gestione delle attività e agli elenchi delle cose da fare, inoltre, i manager si assicurano che i dipendenti lavorino in maniera produttiva al fine di raggiungere gli obiettivi.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Previsioni basate sull’AI
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Tracciamento del tasso di utilizzo/occupazione
• Personalizzazione senza necessità di codice
• Flussi di lavoro personalizzati

Prezzi:

• Gratuito: $ 0 al mese (1 postazione)
• Base: $ 8 per postazione/al mese
• Standard: $ 10 per postazione/al mese
• Pro: $ 16 per postazione/al mese
• Enterprise: Contatta le vendite
  *I piani prevedono una fatturazione su base annuale.

Periodo di prova gratuito:

14 giorni

6. Connecteam

Connecteam è un prodotto rivolto ai team deskless di ogni dimensione. L'obiettivo principale della piattaforma è semplificare la comunicazione con i dipendenti e la loro formazione e gestione da parte dei manager.

Funzionalità come la pianificazione dei team, le buste paga semplificate e la gestione degli orari aiutano le aziende ad automatizzare la programmazione e tenere traccia delle ore lavorate dai dipendenti. Le liste di controllo mobili e le funzioni di gestione delle attività consentono ai team di rimanere in contatto e responsabilizzare dipendenti e manager.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Pianificazione del team
• Busta paga semplificate
• Geofencing
• Knowledge base
• Onboarding

Prezzi:

• Small Business: $ 480 al mese (fino a 10 utenti)
• Operations Basic: $ 29 al mese (fino a 30 utenti)
• Operations Advanced: $ 49 al mese (fino a 30 utenti)
• Operations Expert: $ 99 al mese (fino a 30 utenti)

Periodo di prova gratuito:

14 giorni

7. UKG

UKG è un prodotto di HR e workforce management che aiuta le aziende a gestire i loro dipendenti. Le sue funzionalità sono specificamente progettate per facilitare lo sviluppo di relazioni e la creazione di ambienti di lavoro eccellenti.

La piattaforma aiuta le aziende a reclutare i migliori talenti e a fissare obiettivi di sviluppo per i dipendenti. È inoltre utilizzata dai manager per la creazione di turni di lavoro e la promozione di un buon equilibrio tra vita lavorativa e privata. Report e analisi aiutano, infine, le aziende a rimanere allineate ai loro obiettivi.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Reclutamento e onboarding
• Elaborazione automatizzata delle buste paga

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

8. ADP

ADP è principalmente una piattaforma di servizi HR e fiscali che aiuta le aziende di tutte le dimensioni nella gestione della forza lavoro. La sua interfaccia ottimizzata comprende dashboard personalizzabili, un'app telefonica, funzionalità self-service e altro ancora.

Tra le funzioni di pianificazione abbiamo programmazione automatizzata, rilevazione delle presenze e gestione delle assenze, per consentire ai manager di stabilire e monitorare i turni i del team per tutta la settimana lavorativa. Le analisi e gli insight offerti sono inoltre utili ai manager che vogliono conoscere le performance del team.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Gestione delle assenze
• Generazione rapporti e analisi
• Integrazione delle buste paga

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

9. Workday

Workday è una soluzione di gestione aziendale con funzionalità di workforce management per team internazionali. Grazie a capacità flessibili e agili, questo software aiuta i manager a soddisfare le esigenze dei dipendenti.

Le funzioni basate sull'AI, come la generazione di orari, le previsioni della domanda e l'ottimizzazione della manodopera, aiutano i manager a programmare i turni, che possono essere modificati dai dipendenti, a seconda delle loro, esigenze grazie alle funzioni di cambio turno. Workday può inoltre facilitare la programmazione di colloqui, le assunzioni, l'onboarding e le altre attività associate al processo di reclutamento.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Previsioni basate sull’AI
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Tracciamento del tasso di utilizzo/occupazione
• Ottimizzazione della manodopera
• Onboarding e offboarding
• Geofencing

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

10. Rippling

Rippling è una piattaforma di workforce management progettata per i settori HR, IT e finanziario. Il prodotto consente alle aziende di tenere traccia da un'unica dashboard di buste paga, benefit e spese dei dipendenti.

Le funzioni di HR di Rippling aiutano a rilevare le presenze, reclutare personale, pianificare gli organici e altro ancora. Le funzioni IT e finanziarie riguardano invece la gestione di dispositivi, spese e carte di pagamento aziendali. Sono inoltre presenti funzioni di gestione della forza lavoro, comprese: generazione di rapporti e analisi, automazione dei flussi di lavoro, implementazione delle politiche, autorizzazioni personalizzate e altro ancora.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Previsioni basate sull’AI
• Pianificazione automatica
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Tracciamento del tasso di utilizzo/occupazione
• Gestione di buste paga e benefit
• Generazione rapporti e analisi

Prezzi:

• Le tariffe parto da $ 8 per utente/al mese

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

11. Paylocity

Paylocity è una soluzione di HR e per le buste paga che punta a migliorare l'esperienza dei dipendenti. Questa piattaforma di workforce management adotta un approccio all-in-one, fornendo assistenza alle aziende in alcune aree chiave, comprese: gestione dei talenti, rilevazione delle presenze, gestione dei benefit e altro ancora.

Le funzioni automatizzate di pianificazione e sostituzione dei turni aiutano a creare orari adatti a manager e lavoratori. Le funzionalità di reclutamento, onboarding e formazione facilitano inoltre le attività di assunzione e formazione dei nuovi dipendenti.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Tracciamento del tasso di utilizzo/occupazione
• Reclutamento e onboarding
• Scambio di turni tra dipendenti
• Geofencing
• Timbratura di ingresso e uscita da remoto

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

12. Paycom

Paycom è una piattaforma di workforce management che fornisce principalmente servizi di HR e buste paga. Il prodotto dà ai dipendenti la possibilità di gestire, per la maggior parte, le loro buste paga, assicurandosi che le informazioni siano corrette, aggiornandone i dati e altro ancora.

Beti, il sistema per le buste paga di Paycom, consente infatti ai dipendenti di gestire appieno le informazioni che li riguardano, compresa la possibilità di verificare e approvare PTO, spese e benefit. Il software offre inoltre strumenti che permettono ai manager di assicurarsi che i dipendenti tengano traccia delle ore lavorate correttamente, come le funzioni di gestione degli orari e rilevazione delle presente.

Funzionalità:

• Monitoraggio in tempo reale
• Report sulle prestazioni personalizzabili
• Rilevazione delle presenze
• Gestione dei talenti
• Onboarding

Prezzi:

• Prezzi indicati previo contatto

Periodo di prova gratuito:

Non disponibile

Qualunque sia il software di workforce management prescelto, è necessario che offra alcune funzionalità chiave.

I software di workforce management aiutano le aziende in diversi modi. Di seguito, alcuni dei principali vantaggi per le aziende offerti dai processi di WFM.

Riduzione dei costi

Le funzioni basate sull'AI, comprese previsioni, pianificazione automatica, tracciamento del tasso di utilizzo/ottimizzazione e altro ancora, garantiscono alle aziende di poter fare affidamento sul numero di dipendenti più adatto a ogni fase lavorativa. Ciò porta a una riduzione dei costi dovuti agli straordinari e all'ottimizzazione dei budget dedicati alla forza lavoro, con un abbassamento dei costi dovuti alle buste paga. L'automazione migliora inoltre l'efficienza dei manager che gestiscono la forza lavoro, consentendo loro di impegnarsi in strategie e performance di ampio respiro, anziché in attività banali come la definizione dei turni di lavoro.

Pianificazione strategica

I software di workforce management dovrebbero sempre offrire funzionalità a supporto della pianificazione aziendale futura. Analizzando dati storici e in tempo reale, le aziende possono infatti prendere decisioni informate su livelli di personale, esigenze di formazione, allocazione delle risorse e altri obiettivi a breve e lungo termine. Le funzioni che consentono di effettuare previsioni efficaci consentono inoltre alle aziende di essere al passo con le tendenze emergenti e prepararsi ad affrontare il futuro.

Maggiore produttività

L'ottimizzazione è la caratteristica principale dei software di workforce management. Zendesk WFM (formerly Tymeshift) offre diverse funzioni, tra cui il tracciamento del tasso di ottimizzazione/utilizzo, utili a garantire che gli help desk interni e gli agenti del supporto clienti lavorino nel modo più efficiente possibile.

Le funzionalità di automazione aiutano inoltre i manager a essere più produttivi. Ad esempio, anziché sviluppare pianificazioni manualmente con il solo ausilio di fogli di calcolo, manager possono utilizzare Zendesk WFM (formerly Tymeshift) per generare pianificazioni ottimizzate in tempi molto brevi.

Maggiore soddisfazione dei dipendenti

Grazie a pianificazioni prevedibili e semplicità d'uso, i software di workforce management promuovono la soddisfazione dei dipendenti. La pianificazione automatica e le previsioni basate sull'AI possono migliorare l'efficienza, eliminare il ricorso a straordinari non necessari e gestire le richieste di permessi, fattori che fanno la differenza nell'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti. Prodotti come Zendesk WFM (formerly Tymeshift) forniscono inoltre dashboard complete per gli agenti, metriche e fogli di presenza di facile accesso e altre funzioni che favoriscono un'esperienza dei dipendenti ottimizzata.

Scegliere il software di workforce management più adatto alla propria azienda può rivelarsi complicato. Per essere sicuri che il prodotto scelto sia allineato alle necessità e agli obiettivi aziendali, occorre prendere in considerazione diversi fattori chiave.

Identifica il tuo caso d'uso specifico

Ogni azienda ha le sue esigenze; per alcune la pianificazione automatica e la produttività degli agenti rappresentano le funzioni più interessanti, mentre altre danno maggiore priorità al supporto per le attività di analisi ed elaborazione delle buste paga. Identifica quindi gli aspetti più problematici della tua azienda e seleziona il software di workforce management più adatto a risolverli. I prodotti disponibili sul mercato non sono, infatti, sempre adatti a ogni tipo di azienda.

Analizza la reputazione del venditore

Per scegliere il prodotto di software management più affidabile, è bene farsi un'idea sulla reputazione delle aziende produttrici. A questo proposito, è utile leggere recensioni online e consigli di altri professionisti, alla ricerca di feedback positivi e di un track record convincente.

È inoltre importante assicurarsi che il rivenditore offra una protezione dei dati dell'azienda e dei suoi clienti di livello enterprise. Zendesk, ad esempio, vanta numerose certificazioni di conformità basate su framework di sicurezza e privacy accettati dal settore.

Assicurati che il prodotto si integri facilmente con le attività aziendali

Il software di workforce management deve inserirsi nella rete di attività aziendali. È quindi necessario scegliere un prodotto efficace e di semplice utilizzo. Valuta, quindi, la capacità del prodotto di integrarsi con gli altri strumenti in uso in azienda e assicurati che i dipendenti possano iniziare a utilizzarlo rapidamente.

Prendiamo, ad esempio, Zendesk WFM (formerly Tymeshift). È stato progettato specificamente per funzionare con Zendesk, quindi l'integrazione tra i due è perfetta. Ciò significa che i team che già utilizzano Zendesk possono passare a Zendesk WFM (formerly Tymeshift) in un batter d'occhio.

Assicurati che sia scalabile ai ritmi dell'azienda

Le aziende crescono e si evolvono, quindi la soluzione di workforce management prescelta dovrebbe essere in grado di ampliarsi a seconda delle necessità e senza richiedere un aggiornamento completo degli strumenti in uso. Cerca prodotti che assicurano un basso costo totale di proprietà e un rapido time to value, due caratteristiche prioritarie per Zendesk.