Modello di pianificazione del personale: 7 esempi + suggerimenti

Nella National Football League (NFL) americana, la squadra che vince il Super Bowl non lo fa per caso.

Certo, ci sono grandi giocatori e linee offensive forti, ma un campionato si vince con una squadra ben assortita, obiettivi ben definiti e strategie di gioco: tutti elementi che richiedono una grande quantità di preparazione, pianificazione e lavoro.

Le organizzazioni di successo scelgono e sviluppano nuovi talenti, acquisiscono giocatori forti attraverso scambi e agenti e iniziano a guardare al futuro quando i grandi giocatori si avvicinano al momento di ritirarsi. Il franchising del campionato segue uno schema ben collaudato, che puoi emulare nelle tue operazioni.

I modelli di pianificazione del personale preparano le aziende al successo allineando gli obiettivi dell’organizzazione alle esigenze di business. Questi modelli possono aiutarti a pianificare le iniziative di pensionamento, a identificare le lacune nelle competenze a livello individuale e di reparto e a fare luce sulle metriche del servizio clienti. Continua a leggere per scoprire come creare una struttura organizzativa con i modelli di pianificazione del personale.

In questa guida:

• Perché è necessario un modello di pianificazione del personale?
• 7 modelli di pianificazione del personale
• • Modello di pianificazione strategica del personaleModello di piano di sviluppo del personale

  • Modello di analisi delle lacune del personale

  • Modello di piano di transizione del personale

  • Modello di previsione del personale

  • Modello di analisi individuale del personale

  • Modello per il personale del servizio clienti

• Come introdurre un modello di pianificazione del personale nel tuo team

Perché è necessario un modello di pianificazione del personale?

È importante utilizzare i modelli di pianificazione del personale perché forniscono un quadro di riferimento per il successo dell’organizzazione.

L’azienda ha successo nella misura in cui il suo team ha successo. Ecco perché è fondamentale tenere d’occhio la produttività degli agenti, la competenza del personale e i futuri livelli di staff. I modelli di pianificazione del personale possono risultare utili in diverse aree chiave:

• Pianificazione di nuove assunzioni. Quando l’organizzazione identifica future carenze di talenti, può pianificare e implementare iniziative di assunzione per cercare di prevenire l’avvicendamento e mantenere un numero di dipendenti ottimale.
• Opportunità di formazione. I modelli permettono di identificare le aree in cui è necessario apportare miglioramenti per promuovere lo sviluppo professionale e garantire il successo continuo dello staff.
• Dimissioni e pensionamenti. Con un piano adeguato, l’organizzazione può controbilanciare le dimissioni programmate identificando i successori e attuando piani di transizione, riducendo in questo modo l’impatto della perdita di talenti.
• Pianificazione organizzativa. I responsabili del personale che pensano a lungo termine con l’aiuto di modelli di pianificazione del personale possono anticipare i trend di settore e mantenersi forti sul mercato.

7 modelli di pianificazione del personale

Vediamo ora sette modelli di pianificazione che possono contribuire alla tua strategia per il personale.

• Modello di pianificazione strategica del personale
• Modello di piano di sviluppo del personale
• Modello di analisi delle lacune del personale
• Modello di piano di transizione del personale
• Modello di previsione del personale
• Modello di analisi individuale del personale
• Modello per il personale del servizio clienti

1. Modello di pianificazione strategica del personale

Ideale per la pianificazione iniziale del personale

Nella creazione di un piano per il personale, è necessario valutare l’organizzazione sotto ogni punto di vista. Il nostro modello di pianificazione strategica del personale fornisce una panoramica generale degli obiettivi attuali e futuri, delle esigenze di staff e dei requisiti di formazione. Su questa base è possibile impostare una direzione strategica e implementare iniziative per migliorare l’organizzazione e promuovere un’esperienza dei dipendenti moderna.

2. Modello di piano di sviluppo del personale

Ideale per lo sviluppo dei dipendenti

Per restare competitive sul mercato, le aziende devono investire nei dipendenti. Utilizza questo modello per valutare i singoli membri dello staff e avere un’idea dei loro obiettivi professionali, delle azioni da intraprendere e degli eventuali corsi di formazione necessari. Questo piano di sviluppo può essere utile anche per mantenere i dipendenti, identificare nuovi set di competenze e mappare il percorso dell’esperienza dei dipendenti.

3. Modello di analisi delle lacune del personale

Ideale per identificare le opportunità di formazione a livello individuale e dell’intero team

Questo modello permette all’azienda di identificare eventuali lacune e carenze nei livelli di competenza dei dipendenti e dell’organizzazione. Il modello include uno spazio per le competenze desiderate, i piani d’azione per migliorare e le scadenze. Un’azienda che conosce le competenze e le carenze dei dipendenti può impegnarsi nella formazione e nell’integrazione di prodotti per aiutarli a lavorare in modo più efficace.

4. Modello di piano di transizione del personale

Ideale in caso di pensionamenti e altri cambi di ruolo programmati

Il cambiamento è inevitabile nella gestione del personale. Pensionamenti e dimissioni vanno pianificati adeguatamente nell’organizzazione, soprattutto per i ruoli di alto livello. Questo modello completo di checklist e date di transizione può aiutare l’azienda a pianificare i futuri cambiamenti di ruolo, per aiutare i dipendenti in arrivo ad ambientarsi subito nel nuovo ruolo.

5. Modello di previsione del personale

Ideale per la previsione del futuro fabbisogno di risorse umane

Per un’azienda è importante pianificare i trend interni ed esterni che influiscono sulle operazioni quotidiane future. Questo modello presenta voci e domande che ti permettono di analizzare in modo completo i dati demografici e lo stato del personale della tua azienda. In questo potrai creare piani d’azione e di formazione efficaci per te e per i tuoi dipendenti.

6. Modello di analisi individuale del personale

Ideale per analizzare il personale a un livello più individuale

Utilizza il modello di analisi individuale per valutare il personale come somma delle sue parti. Inserisci i dati dei dipendenti per visualizzare un confronto affiancato a livello del team e del reparto in termini di esperienza, livello di competenza, stipendio e altro. Questo processo può evidenziare le aree di miglioramento e aiutare l’azienda a stabilire nuovi obiettivi strategici e implementare iniziative di sviluppo dei dipendenti: tutti fattori che possono migliorare il coinvolgimento dei dipendenti.

7. Modello per il personale del servizio clienti

Ideale per esaminare i livelli del servizio clienti a livello di reparto

Fornire una customer experience (CX) straordinaria dovrebbe essere in cima alla lista delle priorità di ogni azienda. Il modo in cui tratti e assisti i tuoi clienti incide direttamente sulla riuscita di nuovi affari e sulla creazione di relazioni a lungo termine. Il nostro modello per il personale del servizio clienti include voci che permettono di analizzare le sei metriche del servizio clienti che ogni team di assistenza dovrebbe tenere sotto controllo.

Come introdurre un modello di pianificazione del personale nel tuo team

Creare un buon modello di pianificazione del personale è solo metà della sfida. Assicurati che la tua organizzazione si impegni nella nuova strategia in modo che tutto vada come previsto. Di seguito sono riportati alcuni modi in cui puoi procedere.

Crea una visione unificata

Ogni membro del team deve allinearsi al modello di pianificazione del personale. Condividilo con i principali stakeholder, ad esempio i manager, i professionisti delle risorse umane, i responsabili dei reparti, l’help desk interno generale e altri membri rilevanti dell’organizzazione, in modo che tutti conoscano lo scopo della nuova strategia. Per garantire un’implementazione ottimale, tutti i membri devono condividere e comprendere il proprio ruolo nell’ambito del piano per il personale.

Stabilisci dei benchmark per il successo

I modelli di pianificazione del personale possono portare l’organizzazione al successo, ma la loro efficacia dipende dai benchmark dell’azienda. Non limitarti a introdurre un nuovo modello, ma fai in modo che sia corredato da indicatori chiave di prestazione (KPI) e dati sul personale chiari e misurabili. Definendo degli obiettivi puoi indicare alla tua organizzazione la direzione necessaria per massimizzare la nuova strategia.

Mantieni la flessibilità

Il solo fatto di sviluppare un modello di pianificazione del personale non significa che rappresenti in tutto e per tutto la tua strategia organizzativa. Con il passare del tempo, controlla i benchmark stabiliti in precedenza per monitorare le prestazioni dell’azienda. Se è necessario apportare modifiche alla strategia, ricorda che il piano attuale non è vincolante e può essere rivisto.

Valuta l’opportunità di utilizzare strumenti esterni, come un software per l’help desk o un software per l’esperienza dei dipendenti, se ritieni che possano migliorare la produttività dell’organizzazione.

Ottimizza la pianificazione e la gestione del personale con Zendesk e Tymeshift

I modelli di pianificazione del personale possono aiutarti a creare una struttura organizzativa, ma sono solo una delle componenti. La gestione del personale (workforce management, WFM) è un insieme di processi utilizzati dalle aziende per gestire i dipendenti e le risorse e per ottimizzare la produttività. Le strategie di WFM possono contribuire alla tua pianificazione.

Ciò detto, l’effettiva gestione del personale può richiedere molto tempo, soprattutto se utilizzi dei fogli di calcolo. Quando ti occupi di programmazione e gestione delle persone e hai bisogno di comprendere l’attività dei dipendenti, uno strumento di WFM può aiutarti: ed è qui che entra in gioco Zendesk.

Per potenziare le nostre eccellenti funzionalità per il servizio clienti, abbiamo acquisito Tymeshift, una soluzione di gestione del personale creata specificamente per Zendesk. Grazie a questi due prodotti potrai creare un ecosistema di gestione del personale e di assistenza clienti in grado di ottimizzare le operazioni.

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